Jouw privacy

Privacy Statement Stichting Regio VVV Hart van Noord-Holland

Inleiding
Stichting Regio VVV Hart van Noord-Holland, gevestigd aan Waagplein 2, (1811 JP) te Alkmaar ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41240685 (hierna te noemen: ‘VVV Hart van Noord-Holland’ of ‘wij’), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.

Wij nemen uw privacy uiterst serieus en behandelen persoonlijke informatie zorgvuldig en vertrouwelijk. Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze sollicitanten, werknemers, klanten en relaties.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kenmerkend zijn voor een individu (ook wel betrokkene genoemd) of die naar een individu (natuurlijke persoon) zijn te herleiden. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan NAW gegevens maar ook een telefoonnummer of gegevens over ras, godsdienst of gezondheid.

Hierna zetten wij nader uiteen welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor, hoe lang en met wie wij persoonsgegevens eventueel delen. Specifiek met betrekking tot onze website leggen wij uit hoe wij met cookies omgaan. Tevens staat vermeld welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die kunnen uitoefenen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe lang?
Wij verwerken persoonsgegevens van de navolgende personen:

  • Sollicitanten;
  • Werknemers; en
  • Zakelijke relaties, zoals leveranciers en klanten (voor zover dat natuurlijke personen zijn).

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hier beschreven doeleinden. Wij streven daarbij naar een minimale gegevensverwerking, wat betekent dat wij waar mogelijk minder of geen persoonsgegevens verwerken en de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de hierna genoemde doeleinden van de gegevensverwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen. De persoonsgegevens worden na het verstrijken van de relevante bewaartermijnen vernietigd.

Sollicitanten:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
  • Geboortegegevens, leeftijd en geslacht;
  • Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die de sollicitant zelf of via ons heeft gevolgd of gedaan;
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • Gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring; en
  • Gegevens aan de hand waarvan de sollicitant zichzelf presenteert (foto).

Wij verwijderen deze gegevens als sollicitant dit zelf aangeeft en als wij geen gebruik maken van het aanbod. Alleen met toestemming van de sollicitant bewaren wij de gegevens gedurende een langere tijd en maximaal één jaar.

Werknemers:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en andere contactgegevens;
  • Geboortegegevens, leeftijd en geslacht;
  • Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die de betreffende werknemer zelf of via ons heeft gevolgd of gedaan;
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • Nationaliteit, BSN, kopie identiteitsbewijs, een eventuele werkvergunning;
  • Gegevens in het kader van een screening;
  • Gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie; en
  • Gegevens aan de hand waarvan de betreffende werknemer zichzelf presenteert (foto).

Voor zover wij deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, vernietigen wij de gegevens nadat de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Alle overige gegevens verwijderen wij na twee jaar, behoudens beeldmateriaal (video, foto’s) die wij op eerste verzoek van de betreffende werknemer verwijderen.

Leveranciers, klanten en hun contactpersonen:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens; en
  • Bankrekeningnummer bij betaling van facturen.

Wij zijn verplicht gegevens relevant voor onze administratie gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen te bewaren. Voor aan de hand van cookies verkregen informatie verwijzen wij naar ons cookiestatement. Alle overige persoonsgegevens zullen wij uiterlijk twee jaar na het eindigen van de zakelijke relatie of na vertrek van de contactpersoon bij de zakelijke relatie verwijderen.

Waarvoor gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij gebruiken de hiervoor genoemde persoonsgegevens voornamelijk om onze wettelijke verplichtingen na te leven en om onze werkzaamheden zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Daarnaast gebruiken wij de persoonsgegevens om de hierna vermelde redenen.

Persoonsgegevens van sollicitanten:

  • Beoordeling van geschiktheid en beschikbaarheid van sollicitanten in verband met een mogelijk dienstverband bij VVV Hart van Noord-Holland, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.

Persoonsgegevens van werknemers:

  • Registratie en verwerking van gewerkte uren in ons salarissysteem;
  • Aangaan en onderhouden van een werknemersrelatie met de betrokkene en het uitvoeren van de hiervoor relevante administratie, waaronder het uitbetalen van loon;
  • Nakomen van re-integratieverplichtingen en voldoen aan een (vanuit de overheid opgelegde) verplichting om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  • Verwerken van persoonsgegevens in het kader van een screening (in specifieke gevallen);
  • Het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid van onze werknemers, waaronder training, opleiding en testen; en
  • Aanvraag van personeel gerelateerde subsidies.

Persoonsgegevens van leveranciers, klanten en hun contactpersonen:

  • Vastlegging van overeenkomsten met leveranciers en klanten, het onderhouden en uitvoeren van die overeenkomsten en facturering; en
  • Het benaderen van (contactpersonen van) leveranciers en/of klanten voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties van VVV Hart van Noord-Holland die interessant voor hen kunnen zijn, uitsluitend indien zij zich daarvoor hebben aangemeld of al eerder zaken met VVV Hart van Noord-Holland hebben gedaan.

Overige redenen voor verwerking van persoonsgegevens:

  • Naleving van wet- en regelgeving, onder meer inzake identificatie, veiligheid en kwaliteitsborging, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving en bestrijding van fraude. Dit omvat tevens de in verband hiermee noodzakelijke diensten die aan ons worden verleend door partijen met specifieke expertise, zoals belastingadviseurs, accountants, juridisch adviseurs en adviseurs op het gebied van kwaliteitsborging;
  • Ten behoeve van de communicatie; en
  • Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

Op grond waarvan verwerken wij de persoonsgegevens?
Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er een grondslag zijn. Wij verwerken persoonsgegevens op de navolgende grondslagen:

Sollicitanten:

  • Aan ons verleende toestemming.

Werknemers:

  • Uitvoering van de overeenkomst met de betreffende werknemer;
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen (onder andere op grond van de fiscale regelgeving); en
  • Gerechtvaardigd belang, onder meer bij het beoordelen van werknemers op integriteit, geschiktheid en betrouwbaarheid (screening), om kwaliteitssystemen te ontwikkelen en om accountants- en kwaliteitscontrole te laten plaatsvinden.

Leveranciers, klanten en hun contactpersonen:

  • Uitvoering van een overeenkomst met de betreffende leverancier of klant;
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen (onder andere op grond van de fiscale regelgeving);
  • Toestemming van de betreffende leverancier of klant; en
  • Gerechtvaardigd belang, onder meer bij het benaderen van leveranciers en klanten met commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties van VVV Hart van Noord-Holland.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een wettelijke of contractuele verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst met u, dan is het belangrijk dat u de door ons gevraagde gegevens aan ons verstrekt. Doet u dit niet, dan kunnen wij de overeenkomst met u niet uitvoeren of bent u wellicht zelf in overtreding.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan heeft u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Vanaf dat moment zullen wij per direct stoppen met het verwerken van die persoonsgegevens.

VVV Hart van Noord-Holland neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor u. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een natuurlijke persoon (bijvoorbeeld een medewerker van VVV Hart van Noord-Holland) tussen zit.

Cookies
VVV Hart van Noord-Holland maakt op haar website gebruik van cookies. Omdat wij uw privacy willen waarborgen en de gebruiksvriendelijkheid van uw bezoek aan onze website willen verbeteren, vinden wij het belangrijk om u te informeren hoe en waarom wij cookies gebruiken op onze website.

In dit cookie statement leggen wij daarom uit wat cookies zijn, welke cookies op onze website worden gebruikt en voor welke doeleinden, hoe u de cookies kunt verwijderen en hoe u contact met ons kunt opnemen.

Wat zijn cookies?
Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan een website of app wordt opgeslagen uw computer, tablet of smartphone (hierna gezamenlijk te noemen: ‘het Apparaat’). Sommige cookies zijn nodig om de website naar behoren te laten werken. Andere cookies helpen ons de website te verbeteren, inzicht te verkrijgen in het gebruik van de website of maken het mogelijk om een betere gebruikerservaring aan te bieden.

Doordat een cookie op uw Apparaat wordt opgeslagen, kan het Apparaat worden herkend en kan informatie worden verzameld. Deze informatie kan onder meer bestaan uit het IP-adres, gegevens over het surfgedrag, zoals het eerste, vorige en huidige bezoek, de specifieke webpagina’s die zijn bezocht, de wijze waarop u door de website navigeert, het Apparaat dat wordt gebruikt en de instellingen van het Apparaat.

Daarnaast hebben de cookies een bepaalde geldigheidsduur vanaf het moment dat ze op een Apparaat worden geplaatst. Nadat de geldigheidsduur is verstreken, wordt de cookie automatisch verwijderd door de internetbrowser.

Voor sommige cookies is de geldigheidsduur de duur van de browsersessie. Voor andere cookies geldt dat zij een langere geldigheidsduur hebben, zodat zij ook bij een volgend bezoek aan onze website kunnen worden uitgelezen.

Welke cookies gebruiken wij en waarvoor?
Volgens de wet mogen wij cookies op uw Apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de website (functionele cookies) of in bepaalde gevallen om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van onze diensten (bepaalde analytische cookies). Voor alle andere soorten cookies hebben wij uw toestemming nodig. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via de cookiemelding op onze website. Op onze website worden functionele en analytische cookies gebruikt. 

Functionele cookies:
Functionele cookies worden gebruikt om ervoor te zorgen dat onderdelen van de website goed werken en dat gebruikers voorkeuren worden onthouden. Deze zijn noodzakelijk voor een goede opmaak van en het navigeren op de website en om de gemaakte keuze te onthouden voor het accepteren of weigeren van cookies. Het zijn onze eigen cookies, die alleen worden uitgelezen door daartoe bevoegde medewerkers van VVV Hart van Noord-Holland.

Analytische cookies:
Analytische of statistische cookies worden gebruikt om inzichten te verkrijgen in het gebruik van onze website, en om de website aan de hand van deze inzichten te verbeteren en hiermee het gebruiksgemak te verhogen. Analytische cookies leggen vast hoe onze bezoekers de website gebruiken. Deze statistieken kunnen wij niet naar u herleiden. 

Verwijderen van cookies
Veel van de door ons gebruikte cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Bezoekers van onze website kunnen er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van de gebruikte browser.

Wij wijzen erop dat als u geen gebruik wil maken van cookies, wij helaas niet kunnen garanderen dat onze website goed werkt. Het kan zijn dat enkele functies van de website verloren gaan of dat u bepaalde webpagina's zelfs helemaal niet meer kan bekijken. Daarnaast heeft het weigeren van cookies niet tot gevolg dat u geen advertenties meer te zien krijgt. In dat geval zijn de advertenties alleen niet meer aangepast aan diens interesses en worden zij vaker herhaald.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door VVV Hart van Noord-Holland, het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij van u beschikken, in een computerbestand naar u of naar een ander door u genoemde organisatie of persoon te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@vvvweb.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart, ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

VVV Hart van Noord-Holland wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Delen van persoonsgegevens met derden
Stichting Regio VVV Hart van Noord-Holland verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
VVV Hart van Noord-Holland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze medewerkers via 072-5114284 of via info@vvvweb.nl

Wijzigen van dit privacy statement
VVV Hart van Noord-Holland heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website gepubliceerd. Geen van de bepalingen uit dit privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen.

Contactgegevens:
Stichting Regio VVV Hart van Noord-Holland
Waagplein 2
1811 JP Alkmaar
072- 5114284
www.vvvhartvannoordholland.nl 

Mevrouw C.B. Brinkman is functionaris gegevensbescherming van VVV Hart van Noord-Holland. Zij is te bereiken via carmen@vvvweb.nl.

Stichting Regio VVV Hart van Noord-Holland 17 mei 2019